Digitale Ratsarbeit

Immer mehr Kommunen stellen um

Ortenau (mak/ds/rek). Das Zauberwort Digitalisierung ist momentan in aller Munde. Aber nicht nur Privathaushalten ist das Thema allgegenwärtig, sondern auch Städte und Gemeinden beschäftigen sich damit. So diskutierte der Gemeinderat in Oppenau in seiner jüngsten Sitzung über die Anschaffung von Tablet-Computern für die Ratsmitglieder. In anderen Städten und Gemeinden sind die Sitzungen mit Papier bereits Geschichte. Die Stadtanzeiger-Redaktion hat zu den Erfahrungen mit der digitalen Gremienarbeit nachgefragt.

Tablet statt Papier in Oberkirch

Für die Oberkircher Gemeinderäte ist die Arbeit mit dem Tablet schon längst nichts Neues mehr. Schon vor vier Jahren verabschiedete man sich von Unterlagen in Papierform. Mit 20.000 Euro schlugen die Anschaffungskosten zu Buche. "Diese haben sich innerhalb einer Legislaturperiode amortisiert", berichtet Pressesprecher Ulrich Reich. Für Papier, Kopien und Aufbereitung sowie Verteilung von Sitzungsunterlagen entstanden innerhalb der fünfjährigen Legislaturperiode zuvor Kosten in Höhe von rund 30.000 Euro, wie eine Berechnung vor Einführung des Ratsinformationssystems ergab.

Selbstverständlich können die Sitzungsunterlagen trotzdem ausgedruckt werden. "Das ist grundsätzlich erlaubt, wobei die erstellten Ausdrucke gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen sind. Nichtöffentliche Unterlagen sind mit dem Namen des Benutzers als Wasserzeichen versehen", so Ulrich Reich. Um den unbefugten Zugriff auf die Daten des Gerätes zu verhindern, muss es zwingend mit einem Passwort versehen werden. 

Positives Resümee in Offenburg

Seit Anfang 2016 arbeitet der Kehler Gemeinderat digital. 31.800 Euro musste die Stadt hierfür in die Hand nehmen. Wie andernorts auch, sind die Geräte Eigentum der Stadt, können von ausscheidenden Gemeinderatsmitgliedern aber zum Restwert erworben werden. Pressesprecherin Annette Lipowsky zieht ein positives Resümee: "Die Stadt hat zu Beginn niemanden verpflichtet, mit dem Tablett zu arbeiten, sondern hat Sitzungsunterlagen auch noch auf Papier zur Verfügung gestellt. Aber schon nach wenigen Monaten nutzten alle Räte die mobilen Geräte."

Kosten einsparen in Kehl

Über eine halbe Million Druckseiten pro Jahr spart die Stadt Offenburg seit der Einführung der Tablets im Juli 2016 ein. "Außerdem reduziert sich die Zeit für den Versand von vielen Stunden auf wenige Minuten, Portokosten entfallen", fasst Pressesprecher Florian Würth die Vorteile zusammen. "Die Kosten für die Anschaffung von 34.600 Euro und für die jährliche Pflege der App von 1.270 Euro werden durch die Einsparungen mehr als wettgemacht", so Würth weiter.

Implementierungsphase in Haslach

In Haslach befindet man sich aktuell in der "Implementierungsphase", so Martin Schwendemann, Amtsleiter für Kultur und Marketing. Seit Juli arbeitet die Verwaltung mit der entsprechenden Software für das Sitzungsmanagement. Sobald sich das Programm im Praxistest bewährt hat, sollen Tablets zum Einsatz kommen. Allerdings sind noch einige organisatorische Dinge im Vorfeld zu klären. "Die Einführung eines solchen Projekts, das ein jahrzehntelang bewährtes System ablösen soll, erfolgt parallel zum Alltagsgeschäft und die zeitlichen Ressourcen hierfür sind naturgemäß knapp", gibt Schwendemann zu bedenken.

Einführung 2020 in Lahr

Voraussichtlich im kommenden Jahre wird in Lahr die die digitale Ratsarbeit eingeführt. Die Fraktionen haben sich bereits dafür ausgesprochen. "Die Einführung papierloser Ratsarbeit wird Gegenstand eines Beschlusses des Gemeinderats nach der OB-Wahl sein", teilt die Pressestelle mit. Vorsorglich werden im Haushalt 30.000 Euro für Geräte und Lizenzen angefordert.