Digitale Bauakte vereinfacht Abläufe

Papierakten gehören Vergangenheit an

Oberkirch (st) Das Onlinezugangsgesetz des Bundes sorgt in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung für einen Wechsel von der bisherigen analogen Abwicklung hin zu einem digitalen Verwaltungsprozess. Der digitale Bauantrag ist dabei Teil des Modernisierungsprozesses der Verwaltungen im Land. Oberbürgermeister Gregor Bühler informierte sich jetzt bei Melanie Decker vom Sachgebiet „Baurecht“ über erste Erfahrungen mit der digitalen Bauakte im Oberkircher Rathaus. Seit dem 1. April werden in Oberkirch Bauanträge digital gestellt und bearbeitet. Der erste Bauantrag wird bereits digital bearbeitet. „Ich danke allen, die mit viel Engagement dafür sorgten, dass die Einführung so gut vonstattenging“, unterstrich Oberbürgermeister Bühler im Gespräch mit Melanie Decker, Sachgebietsleiter Arndt Welle und Stadtbaumeister Peter Bercher. Die weitere Digitalisierung von Dienstleistungen der Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürgern dürfe nicht nachlassen.

Digitalisierung anspruchsvolle Aufgabe

Der Vorlauf und der damit verbundene Aufwand im Zusammenhang mit der Einführung der digitalen Bauakte dürfen nicht unterschätzt werden. Dies wird schnell im Gespräch mit Melanie Decke klar, welche für das Sachgebiet „Baurecht“ im Oberkircher Rathaus den Umstellungsprozess federführend plante und umsetzte. „Es war eigentlich eine komplette Neuorientierung“, beschreibt Melanie Decker die Vorgehensweise dabei. „Denn die Umstellung auf das digitale Verfahren erfolgte nicht in einer 1:1 Übernahme, sondern eine Prozessoptimierung wurde durchgeführt, um so auch Vereinfachungen zu erzielen.“ Die Komplexität des Baugenehmigungsverfahrens dürfe nicht unterschätzt werden. „Da kein Bauvorhaben dem anderen gleicht, spielen bereits jetzt immer wieder unterschiedlichste Prüfschritte in den Verfahrensablauf hinein“, verdeutlicht Decker. „Diese gilt es auch bei der Abbildung in einem digitalen Prozess zu berücksichtigen.“ Durch den regen Austausch mit anderen Baurechtsbehörden profitierte man in Oberkirch auch von deren Erfahrungen. „Für die Bearbeitung des Antrags gibt es verschiedene Softwarelösungen, daher wurde eine Marktanalyse gemacht, die letztlich auch zu einem Wechsel der Software geführt hat.“ Zum Einsatz in Oberkirch kommt nun das Programm „OK.Bau“, was auch die elektronische Bauakte beinhaltet.

Vorteile liegen klar auf der Hand

Für die Bürger sowie die beteiligten Planungsbüros sind die Anforderungen übersichtlich, um Zugang zum digitalen Bauantrag zu haben: Es bedarf eines Kontos bei der online Plattform des Landes in Sachen digitale Dienstleistungen – Service BW. Auf Seiten der Stadt wurde in dem Zusammenhang in eine erweiterte EDV-Ausstattung, wie weitere Monitore, Plotter und Scanner, für die sechs Arbeitsplätze des Sachgebiets „Baurecht“ und in das Programm „OK.Bau“ investiert. Bei der Digitalisierung eines solchen für die Verwaltung wichtigen Bereiches stehen Datenschutz, IT-Sicherheit immer im Vordergrund. Daher liegen auch alle Daten auf dem Server der Stadt Oberkirch. Doch auch die auftretenden Fragen im Zusammenhang mit weiteren Schnittstellen und Dateiformaten dürfen nicht unterschätzt werden. Ein anderer Gesichtspunkt bei der Einführung des elektronischen Baugenehmigungsverfahrens darf nicht aus den Augen verlorengehen. „Der Arbeitsprozess ändert sich, deshalb ist es wichtig, dass auch alle Beteiligten, egal ob im Rathaus oder außerhalb, bei der Einführung mitgenommen werden“, hebt Melanie Decker hervor.

Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand. Die Mitarbeiter des Sachgebiets werden mittels To-Do-Listen strukturiert durch das Verfahren geführt. Das neue Verfahren erhöht die Transparenz nach außen. Antragsteller, wie Architekten können den Stand des Verfahrens unkompliziert einsehen und fehlende Unterlagen einfach durch Hochladen ergänzen. Nachbarn werden noch per Brief informiert und können aber online Einsicht nehmen. Hierbei tut sich aufgrund ausstehender Gesetzesanpassungen noch ein Bruch im Ablauf des digitalen Prozesses auf. Doch die Vorteile des digitalisierten Prozesses wiegen diesen Nachteil klar auf. Gerade für die vorgeschriebene Beteiligung von Fachbehörden waren bislang bis zu acht komplette Sätze an Antragsunterlagen in Papierform notwendig, die zeitaufreibend auf dem Postweg ausgetauscht wurden. „Das Suchen nach der Papierakte entfällt nun. Immer ist der Zugriff auf die aktuelle Akte möglich.“

„Jeder bricht gerade auf in der Verwaltung, um digital zu werden“, zieht Melanie Decker ein Fazit. Sie und ihre Kollegen müssen sich nicht erst auf den digitalen Weg begeben. Sie sind schon angekommen. Ab dem 1. April sind folgende Antragsverfahren digital möglich: Baugenehmigungsverfahren, Vereinfachtes Baugenehmigungsverfahren, Bauvorbescheidverfahren sowie Kenntnisabgabeverfahren.