Digitalisierung der Verwaltung

Bürgermeister König stellt seine Pläne vor

Bürgermeister Andreas König stellte dem Gemeinderat von Durbach seinen „Masterplan“ zur Digitalisierung der Verwaltung vor und möchte beim Umzug ins neue Rathaus keine Akten mehr schleppen müssen. „Unser Ziel ist es, bis Ende 2025 alle Akten und internen Verwaltungsvorgänge, die es zulassen, digital abzuwickeln und zu organisieren“, so formulierte König sein hehres Ziel. Der Rathauschef möchte in den Amtsstuben des Durbacher Rathauses maximal noch einen Schrank für persönliche Gegenstände und den Mantel stehen haben. Für das Rathausteam sind die Banken ein großes Vorbild, denn hier kann mittlerweile fast alles online erledigt werden. Je nach Verwaltungsvorgang werden heute Berge von Akten durch die Gänge und Zimmer getragen, weil mehrere zuständige Ämter nachlesen, bearbeiten oder einfach nur signieren müssen. Die Durbacher Verwaltung führt deshalb aktuell das Dokumentenmanagementsystem „enaio“ des Software Herstellers OPTIMAL SYSTEMS mit Sitz in Berlin ein. Es wurde schon begonnen, die bereits digitalisierten Daten und Akten ins neue System zu übertragen und in die vorgegebene Ablagestruktur einzufügen, neue Vorgänge kommen direkt ins System. „Wir sprechen hier über 100.000 Dateien, die zu sichten sind. Die ersten Erfolge und Vorteile zeigen sich aber bereits“, kann der Verwaltungschef stolz berichten. „Wir hatten letzte Woche über einen aktuellen Vorgang gesprochen und noch während ich die Frage nach der Akte formulieren konnte, hatte die Amtsleiterin am PC das Dokument bereits aufgerufen“. „Ja, wir werden Geld in die Hand nehmen müssen, aber langfristig erhoffen wir uns dadurch deutliche Vorteile im Aufwand und den Bearbeitungszeiten und somit auch bei den Kosten der Verwaltung“.

Weitere Ausbaustufen sind ebenfalls schon definiert. Ein eigener Formularserver, als Ergänzung zum Service BW, Steuer- und Personalakten, ein digitaler Posteingang mit nachgelagerten digitalen Workflows für u.a. Eingangsrechnungen und E-Payment, um nur einige zu nennen. Bis heute wurden für die Digitalisierung rund 50.000,-- Euro aufgewendet, für die nächsten Haushalte werden Sachkostensteigerungen zwischen 6.000,-- bis 15.000,-- Euro und Personalkosten von rund 25.000,-- Euro jährlich eingeplant werden müssen. Die Sachkostensteigerungen kommen hauptsächlich für neue Server, Infrastruktur, Lizenzen sowie Wartungskosten.
Aber auch die Abläufe und internen Vorgänge müssen überdacht und neu gestaltet werden, wobei natürlich die Rechts- und Dokumentensicherheit oberste Priorität genießt. Es werden Fragen erörtert, wie: „Was muss zukünftig überhaupt noch unterschrieben werden“? „Welche digitalen Signaturen und Siegel gibt es, um Vorgänge durchgängig digital abbilden zu können“? „Wie kann rechtssicher gescannt werden, um die technische Richtlinie „RESISCAN“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik einzuhalten“? „Wie können Akten langfristig und sicher archiviert, aber trotzdem jederzeit nutzbar gemacht werden und was muss aus Schutzbedarfsgründen weiterhin in Papierform aufbewahrt
werden“?

Der Zeit- und Arbeitsaufwand ist enorm und bindet Personalressourcen, die aktuell nur bedingt vorhanden sind. Denn sämtliche Aufgaben laufen in den verschiedenen Bereichen neben der täglichen Arbeit und müssen sich dem Alltagsgeschäft unterordnen. Eine Vielzahl von Dienstleistungen wird über die Homepage der Gemeinde Durbach bereits angeboten. Viele Informationen wie Satzungen, Bebauungspläne oder auch Sitzungsunterlagen werden hier abgelegt und sind jederzeit einsehbar. Die Durbach App für das Smartphone rundet das digitale Angebot für die Durbacher Bürger ab. „Aber einengroßen Haken hat der digitale Behördengang immer und das hemmt die Nutzung vieler Angebote“, muss Andreas König einräumen. „ Es ist nichts ohne die Onlinefunktion mit PIN (e-ID) des Personalausweises oder zumindest einer Registrierung am Service-BW-Portal möglich“. Aktuelle Erhebungen zeigen, dass gerade einmal 22% der Deutschen diese Funktion nutzt, im Jahr 2023 waren es noch 14%.

Torsten Eckert (CDU) fragte an, ob irgendwann auch der „Durbach Gutschein“, welcher sich großer Beliebtheit erfreut, ebenfalls digital verfügbar sein wird? „Das ist Zukunftsmusik und noch nicht angedacht“, erwiderte König. Der Aufwand für die teilnehmenden Geschäfte und auch für die Gemeinde Durbach sind beim Papier Gutschein so gering, dass eine elektronische Version auf jeden Fall Mehrkosten verursachen würde.
Rudibert Dresel, ebenfalls CDU, wollte wissen, wer eigentlich die Prüfung und Auswahl der Software und Programme trifft? „Schlussendlich treffen wir als Enduser die Entscheidung, was eingeführt wird und was nicht, aber wir sind hier natürlich im engen Austausch mit anderen Kommunen, dem Kreis und auch dem Land“ gab der Bürgermeister zur Info. Das Rechenzentrum der Gemeinde Durbach wird von „Komm.ONE“ betrieben, einer Anstalt des öffentlichen Rechts, bei welcher fast 100% der Kommunen von Baden-Württemberg vertreten sind.

Info:
Die Gemeinde Durbach ist im Internet unter www.gemeinde-durbach.de erreichbar. Hier finden die Bürger von Durbach u.a. das „digitale Rathaus“, aktuelle Informationen und Neuigkeiten, Sitzungsunterlagen des Gemeinde- und Ortschaftsrates und vieles mehr.