Neue Dienstanweisung ab 1. April

Verwaltung wird weiter digitalisiert

Achern (st). Oberbürgermeister Klaus Muttach sieht die Stadtverwaltung Achern mit hohem Tempo auf dem Weg zur digitalen Verwaltung. Unter maßgeblicher Federführung der Digitalisierungsbeauftragten Silvia Friedmann und EDV-Fachgruppenleiter Michael Harter wird die Digitalisierungsstrategie aktuell Schritt für Schritt umgesetzt. Dabei spielt die Einführung der elektronischen Akte als wichtiger Baustein eine maßgebliche Rolle. Das allgemeine Schriftgut, so Muttach, muss in die elektronische Verwaltung übergeführt werden. In vielen Bereichen der Stadtverwaltung wie beispielsweise der elektronischen Personalakte sei dies weitgehend abgeschlossen. Auch das Stadtarchiv ist seit Dezember 2020 im Echtbetrieb der elektronischen Aktenführung, Akten der Grundsteuer, Hundesteuer, Vergnügungssteuer sowie bei Betreuungsgebühren für Kindergärten und Schulen werden seit Jahresbeginn ebenfalls digital geführt. Auch die Baurechtsbehörde hat beispielsweise die Verwaltungsverfahren für Baulastenauskünfte und Bauakteneinsichten papierlos organisiert und insoweit vollständig digital.

Mammutprojekt

Wichtiger Partner bei der Überführung der Stadtverwaltung in die digitale Welt sei das Dokumentenmanagementsystem "enaio" des kommunalen Rechenzentrums. Die Aktenablage sei auf den neuen standardisierten Aktenplan ausgelegt, der auch eine automatische Update-Funktion mit Überführung in die digitale Archivierung vorsieht, erklärt Muttach. Die Digitalisierung der Stadtverwaltung sei ein Mammutprojekt, das sich über Jahre hinziehen wird. Der Bedeutung gemäß habe er aber für jedes Fachgebiet die Fachgebietsleitung persönlich mit der Federführung beauftragt. Dazu gehöre, dass Aktenverzeichnisse in den Fachgebieten komplett neu erstellt werden müssen. In verschiedenen Fachbereichen werden Arbeitsgruppen gebildet, Zusatztools wurden installiert. Eine zentrale Funktion nehmen Silvia Friedmann und Michael Harter wahr, bei denen die Fäden zusammenlaufen.

„Im Angesicht der Zunahme der Vielfalt an digitaler Kommunikation ist die E-Akte ein wesentliches Element, um Medienbrüche stadtweit zu vermeiden. Sie fasst die Kommunikation, egal aus welchem Kanal sie kommt, zu einem Vorgang zusammen. Weiterer Vorteil ist die Bearbeitung von digitalen Vorgängen unabhängig vom Standort, die Vermeidung von Verzögerungen durch den Transport von Dokumenten, schnelles Auffinden von Informationen und übersichtliche Zugänglichkeit von Daten über zentral gesteuerte Berechtigungen“, erklärt Muttach.

Neue Dienstanweisung

Nach den Mitarbeiterschulungen in den vergangenen Wochen und einer sich anschließenden Testphase wird zum 1. April eine neue Dienstanweisung des Oberbürgermeisters die Grundlage für den digitalen Echtbetrieb schaffen. In diesen werden auch die Ortsverwaltungen überführt, die entsprechenden Aktenzeichen werden von den Fachgebieten der Stadtverwaltung auch für die Ortsverwaltungen entwickelt.

Nachdem die Dokumentenverwaltung und Schriftgutverwaltung einheitlich in der Stadtverwaltung umgesetzt sind, sollen weitere Module wie der digitale Rechnungseingangs-Workflow und der digitale Posteingang folgen“, kündigt Muttach an. An der der Digitalisierung der Stadtverwaltung führe kein Weg vorbei, gibt das Acherner Stadtoberhaupt die Richtung vor.